La négociation : une activité indispensable du métier d’acheteur

Ce qui est à nous est à nous, ce qui est à vous est négociable.
Cette citation de Nikita Khrouchtchev lors de l’assemblée générale de l’ONU en octobre 1960 annonce clairement les choses. Toutefois, négocier va généralement un peu plus loin que le simple rapport de force géopolitique.
La négociation est à la fois un art, une science et un spectacle. Elle peut être subtile, perfide, voire manipulatrice, ou sincère, honnête et servant les intérêts des deux parties. Si la fonction commerciale est la première à négocier en entreprise, de l’autre côté de la barrière, les acheteurs sont aussi constamment en négociation. Bien négocier repose sur quatre grands piliers : se préparer, décrypter les intentions de la partie adverse, convaincre et trancher.

Savoir bien se préparer

La négociation est comme une course de fond. Il faut se préparer pour ne pas flancher au premier effort ou à la première surprise. Cela signifie que l’acheteur doit disposer de toutes les informations dont il a besoin au moment de la rencontre. Ce travail de veille et d’intelligence économique peut se faire lors des rendez-vous préparatoires, ou de façon plus discrète, selon les informations disponibles en ligne. Plus l’acheteur aura d’informations sur son fournisseur, ses produits et services, sa renommée, ses concurrents et son actualité, mieux il pourra gérer le rapport de force pour trouver les bons arguments.

En filigrane se cache surtout l’identification des contraintes du fournisseur et la personnalité du commercial. Si le fournisseur a une année difficile, il sera prêt à faire des efforts pour sécuriser une nouvelle commande, par exemple. Connaître son commercial permet aussi de mieux le cerner. Pour cela, les réseaux sociaux sont des sources d’informations très utiles, en particulier pour ceux qui ne maîtrisent pas les paramètres de confidentialité de Facebook. L’objectif derrière cette connaissance est de pouvoir distinguer le vrai du faux dans l’argumentation selon le profil du vendeur.

De son côté, l’acheteur doit être précis sur ses besoins. Si le commercial perçoit le professionnalisme de la démarche, il devra naturellement s’adapter pour rester ou surpasser le niveau d’excellence attendu.

Savoir décrypter toutes les intentions

Si le commercial met l’accent sur les éléments positifs ou différenciants, l’acheteur doit aller le plus loin possible pour éviter toute mauvaise surprise. C’est la raison pour laquelle tous les échanges doivent être chiffrés et documentés. On ne dit pas qu’un produit est le meilleur : on doit le prouver. Pour décrypter les intentions du vendeur, l’acheteur doit passer du temps à lire les contrats et les réponses aux appels d’offres. Tout doit être précis, car indirectement, l’acheteur s’expose en interne. S’il gère mal sa négociation ou s’il est négligent sur les conditions du contrat, il perdra toute crédibilité vis-à-vis de sa direction, mais aussi du côté des vendeurs.

Ce travail doit logiquement conduire à constituer une liste de questions très pointues qu’il pourra poser au moment de l’entretien avec le commercial (ou en amont, s’il souhaite que celui-ci vienne préparé pour ne pas perdre de temps). En matière de négociation, c’est une façon pour l’acheteur de montrer ses muscles. Il est précis, formel et rigoureux et attend une réponse à sa hauteur.

Savoir convaincre

C’est le grand moment de la rencontre entre les deux parties. Ici, tout a son importance : l’apparence, le lieu du rendez-vous, la première poignée de main, le nombre de participants des deux côtés, le langage corporel, etc.

L’acheteur doit savoir quels sont les points sur lesquels il peut lâcher du leste et quels sont ceux qui ne seront pas négociables. Pour cela, il doit toujours avoir un coup d’avance afin d’affuter ses arguments et ses marges de manœuvre. Selon la personnalité de l’acheteur – et les consignes de sa direction – cette rencontre peut être rugueuse, voire intimidante, ou bienveillante et agréable. Ce qui compte, c’est de parvenir à trouver le juste équilibre entre les besoins de l’acheteur et les attentes du vendeur.

Savoir trancher

Il faut savoir quand s’arrêter. Aucune bonne négociation ne peut s’éterniser. Elles peuvent prendre plusieurs jours ou semaines, mais elles doivent être productives pour ne pas perdre de temps. Savoir trancher signifie trouver le bon moment pour conclure. On peut toujours se dire qu’on aurait pu aller un peu plus loin, mais un équilibre est toujours fragile et il est généralement plus sage de construire une relation de confiance sur le long terme, plutôt que sur un coup qui risque de détériorer la relation commerciale. Ensuite, on passe le relais à la phase administrative et juridique qui doit vérifier tous les points du contrat à venir avant de passer à la signature et aux contrôles des engagements.

Négocier est une activité indispensable du métier d’acheteur. Si elle nécessite des qualités humaines innées, la plupart des soft-skills (le savoir-être et l’intelligence émotionnelle) s’acquièrent aussi par l’expérience. Mais ce qui compte avant tout, c’est la qualité de la préparation, car l’information est le pouvoir capable de faire basculer une négociation.

Retrouvez notre MBA spécialisé Manager des achats ou contactez-nous !