Quel est le rôle d’un responsable des achats ?

Dans toutes les entreprises, les achats constituent le premier poste de dépense. Le structurer est donc une démarche essentielle pour les optimiser tout en transformant les achats en levier stratégique. Selon qu’il est rattaché à la direction générale, à la direction financière ou au service commercial, le responsable des achats se charge de gérer toutes les missions liées avec l’acquisition des produits et services indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. Il doit donc se procurer des matières premières, des outils, des fournitures de bureau, des lignes de production et de tout ce qui est nécessaire pour l’activité de la production.

Avec la montée en puissance des systèmes d’information, du digital et de l’automatisation de tâches à faible valeur ajoutée, de nouveaux besoins et segments achats sont apparus tels que les achats de logiciels, ERP, bases de données, block chain et data.

La mission du responsable des achats repose sur une mission simple en apparence, mais qui s’articule autour de trois grands leviers : la définition des besoins, le sourcing et la gestion des risques.

Avant d’acheter un produit ou un service, il faut se poser les bonnes questions. Comprendre l’environnement, le contexte et l’enjeu de l’achat. C’est pourquoi le responsable des achats a pour mission de structurer les demandes internes selon les besoins réels, de façon à avoir un regard stratégique pour optimiser le budget qui lui est rattaché.

Pour cela, il travaille avec un cahier des charges (qu’il peut parfois être amené à construire lui-même) qui comprend notamment les besoins techniques, mais également des données financières selon le cycle de vie du produit et le coût de revient.

Il s’assure de bien comprendre la demande, d’en vérifier la pertinence et peut travailler pour tous les services de l’entreprise. S’il n’est pas expert en tout, il a une bonne connaissance du fonctionnement de l’organisation et connaît la plupart des problématiques rencontrées.

C’est la partie la plus importante de son métier. Cette recherche (souvent baptisée sourcing selon la terminologie anglaise) consiste à trouver les bons fournisseurs, à les tester, à vérifier sur le terrain les conditions de production ou les sources d’approvisionnement, et ce, que ce soit en France ou à l’international. Il n’est donc pas rare de voir le responsable des achats voyager beaucoup, en particulier lorsque les produits recherchés sont fabriqués, extraits ou transformés à l’étranger.

Il doit ensuite négocier les achats avec chaque fournisseur. Ce travail nécessite d’avoir une vision globale qui intègre des dimensions techniques, éthiques, juridiques, commerciales, logistiques et financières. Il définit également les conditions de commande, de livraison, de paiement et soumet au fournisseur sélectionné un contrat d’achat approprié.

Cette phase de recherche s’appuie sur trois leviers : l’expérience du terrain (plus le responsable des achats a de l’expérience, plus il sait vers qui s’orienter), le réseau professionnel (pour chercher des relations de confiance à travers des recommandations tierces), et le travail lié à sa base de connaissances qu’il explore et développe en ligne, sur les salons professionnels, les bases de données, etc.

En interne, il est le garant de la conformité des achats. Cela implique donc une gestion et un contrôle qualité très poussé. Il doit aussi s’assurer d’être livré en temps et en heure, de faire le suivi des commandes et de résoudre les problèmes ou litiges, le cas échéant.

Si un fournisseur fait défaut ou livre des produits ou matières premières de piètre qualité, c’est toute la chaîne de production qui peut s’effondrer. Cela veut dire du retard dans les commandes, des clients mécontents et, potentiellement, un ralentissement dans les cadences et les rythmes de travail. Évaluer la qualité des fournisseurs est donc une mission essentielle.

Pour y parvenir, la gestion des risques est une discipline centrale. Les risques sont d’ailleurs nombreux. Ils peuvent concerner la qualité des livraisons, l’application juridique, la fiabilité logistique, l’éthique réelle ou affichée des fournisseurs, etc.

Le responsable des achats peut donc scorer, ou noter, ses fournisseurs selon une grille d’appréciation qui lui est propre, afin de se constituer une liste de prestataires de confiance. Il doit aussi toujours préparer un plan B en cas de problème. Dans certains cas, il est facile de trouver des solutions équivalentes, dans d’autres – si un conteneur est bloqué en mer de Chine par les autorités douanières par exemple – cela peut être beaucoup plus délicat à gérer.

Rôle central dans le fonctionnement de l’entreprise, le responsable des achats est un métier complet, varié et passionnant. Il doit travailler de manière transversale, savoir bien s’entourer et développer autant ses hard skills que ses soft skills.

Enfin, dans un environnement mondialisé, il est toujours utile de préciser que la pratique de l’anglais représente aussi un atout non négligeable ainsi que la maîtrise des différences interculturelles.